Logiciel pour entreprise de nettoyage : ce qu'il faut comparer

La plupart des logiciels de planning sont faits pour des bureaux, pas pour des équipes qui changent d'adresse trois fois par jour. Voici les critères qui font vraiment la différence dans le nettoyage — et deux ou trois pièges de prix qu'on ne voit qu'après avoir signé.

1. Le planning doit tenir dans une main

Vos employés ne sont pas devant un ordinateur. Ils sont dans un bus, dans une cage d'escalier, devant une porte. La question n'est donc pas « le logiciel a-t-il une application mobile », mais : est-ce qu'une personne voit sa journée en moins de trois secondes, avec les adresses et les horaires, sans avoir à chercher ?

Testez-le avec le téléphone d'un employé, pas avec le vôtre. Et testez-le avec une mauvaise connexion.

2. Le pointage des heures, sur le lieu du travail

Une feuille d'heures remplie de mémoire le vendredi soir est fausse. Pas par malhonnêteté — personne ne se souvient s'il est parti à 11 h 40 ou à 11 h 55 trois jours plus tôt.

Ce qui compte : que la personne démarre et arrête son service depuis son téléphone, sur place. Le reste — le total du mois, l'export pour la paie — en découle tout seul.

3. Les suppléments CCT, calculés et pas devinés

C'est le critère le plus spécifique à la Suisse, et celui que les logiciels étrangers ratent tous. La CCT du nettoyage impose des suppléments pour la nuit et le dimanche, avec une règle de non-cumul, et des jours fériés qui changent d'un canton à l'autre.

Méfiez-vous du logiciel qui affiche « conforme CCT » avec les pourcentages écrits en dur : la convention a une échéance, et vos fériés ne sont pas ceux du canton voisin. Le bon outil vous laisse entrer vos taux et votre liste de fériés, et se charge du découpage des heures. Nous avons détaillé ce calcul dans un article séparé.

4. La facture doit sortir du travail déjà saisi

Beaucoup d'entreprises tiennent leur planning dans un outil et leurs factures dans un autre. Résultat : à la fin du mois, quelqu'un recopie à la main ce qui a été fait chez chaque client.

Vérifiez que le logiciel produit une QR-facture suisse — pas une facture générique européenne — avec la TVA à 8,1 % et le QR code que la banque du client sait lire. Si le logiciel ne connaît pas la QR-facture, vous garderez votre outil de facturation en parallèle, et vous n'aurez rien gagné.

5. Ce que le client voit

Un critère qu'on oublie au moment de choisir, et qui pèse au moment de renouveler un contrat. Quand un gérant d'immeuble demande « êtes-vous passés la semaine dernière ? », que pouvez-vous lui montrer ?

Les outils qui permettent d'envoyer un lien — la date, la durée, les tâches faites, les photos avant/après — transforment une discussion pénible en une preuve. C'est ce qui vous fait garder le client, et parfois augmenter le prix sans discussion.

6. La langue de vos employés

Dans le nettoyage romand, les équipes parlent souvent portugais, espagnol ou italien à la maison. Un logiciel uniquement en français crée une dépendance : la personne demande à un collègue au lieu de lire l'écran.

Regardez si chaque employé peut choisir sa langue, indépendamment de celle de l'entreprise.

7. Où sont vos données

Vous stockez des adresses de clients, des horaires d'employés, parfois des photos de l'intérieur d'immeubles. Sous la LPD révisée, entrée en vigueur le 1^er septembre 2023, vous êtes responsable de ces données même si c'est un prestataire qui les héberge.

Demandez simplement où sont les serveurs, et où sont les sauvegardes. Un fournisseur qui ne répond pas clairement à cette question répond déjà quelque chose.

8. Le prix, et surtout la façon de le compter

C'est là que les mauvaises surprises arrivent. Trois questions à poser avant de signer :

• Le prix est-il par employé ? Un tarif « à l'utilisateur » double quand vous embauchez deux personnes en été.
• Y a-t-il un engagement annuel ? Beaucoup d'offres affichent un prix mensuel qui n'existe qu'avec douze mois payés d'avance.
• Que coûte l'installation ? Certains éditeurs facturent une mise en service de plusieurs centaines de francs, qui n'apparaît qu'au moment du devis.

Et si vous n'avez que trois employés ?

Soyons honnêtes : à deux ou trois personnes, un tableau partagé et un carnet fonctionnent. Le logiciel devient utile quand vous ne pouvez plus tout garder en tête — en général vers quatre ou cinq employés, ou quand les factures de fin de mois commencent à vous prendre une soirée entière.

Si vous en êtes là, le meilleur test reste l'essai gratuit, avec vos vrais clients et vos vraies adresses.